Privacyverklaring

Als tandartspraktijk werken wij met gevoelige gegevens. Daar gaan wij zorgvuldig mee om. In deze privacyverklaring leest u welke gegevens wij verwerken, waarom, met wie wij ze delen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft. Dat geldt voor uw behandeling in de praktijk en voor deze website.

In het kort

Wij gebruiken uw gegevens alleen voor uw zorg en de administratie daarvan.
Wij hebben een medisch beroepsgeheim. Wij verkopen nooit gegevens.
De website gebruikt geen cookies en volgt u niet.
Via de website vragen wij nooit om medische gegevens of uw burgerservicenummer.
U mag uw gegevens altijd inzien, laten verbeteren of laten verwijderen, binnen de regels van de wet.

Wie is verantwoordelijk?

De verantwoordelijke voor uw gegevens is:

Atiq Tandartsen B.V.
Beethovenlaan 342, 8031 BW Zwolle
KvK-nummer: 78176042
Telefoon: 038 303 1003
E-mail: info@tandarts-zwolle.nl

Heeft u een vraag over uw privacy? Bel of mail ons. Wij helpen u graag.

Welke gegevens verwerken wij?

Als u patiënt bent

Persoonsgegevens: naam, geboortedatum, geslacht, adres, telefoonnummer en e-mailadres.
Burgerservicenummer (BSN): dat zijn wij als zorgverlener wettelijk verplicht te gebruiken. Wij controleren daarvoor ook uw identiteitsbewijs.
Verzekering: uw zorgverzekeraar en polisnummer.
Medische gegevens: uw gezondheid, medicijnen, behandelingen, röntgenfoto's en foto's van uw gebit, en verslagen van andere zorgverleners.
Financiële gegevens: rekeningen, betalingen en wat uw verzekeraar vergoedt.

Via de website

Inschrijfformulier: naam, geboortedatum, adres, telefoonnummer en e-mailadres. Verder de naam en geboortedatum van gezinsleden die u inschrijft, en als u dat wilt: uw vorige tandarts, een opmerking, hoe u ons vond en of u de tandarts spannend vindt. Schrijft u gezinsleden in? Vertel hun dan dat u hun gegevens aan ons geeft.
Contactformulier: naam, uw telefoonnummer of e-mailadres, en uw vraag.
Postcode opzoeken: als u in het inschrijfformulier uw postcode invult, zoekt de website de woonplaats en straat op bij PDOK, een dienst van de overheid (Kadaster). Daarbij gaat alleen de postcode naar PDOK.
Technische gegevens: zoals bij elke website komt uw IP-adres binnen bij onze hostingpartij. Dat is nodig om de pagina naar u te sturen en om de website te beveiligen.
Websitebezoek: wij tellen bezoekers zonder cookies en zonder persoonsgegevens. Zie "Cookies en statistieken" hieronder.

Vul in het formulier geen medische gegevens in. Die bespreken wij liever persoonlijk.

U mag het formulier ook laten invullen door een digitale assistent, zoals een AI-assistent op uw telefoon of computer. Wij nemen daarna altijd zelf contact met u op. Wat u aan zo'n assistent vertelt, valt onder de privacyregels van die dienst.

Als u belt, mailt of een WhatsApp stuurt

Wij gebruiken uw bericht en contactgegevens om u te helpen. Gaat het over uw behandeling, dan nemen wij het belangrijkste over in uw dossier. Stuur via WhatsApp en e-mail liever geen medische gegevens of foto's van uw gebit. Bespreek die met ons aan de telefoon of in de praktijk.

Waarom gebruiken wij uw gegevens?

Wij gebruiken uw gegevens alleen als de wet dat toestaat. Per doel ziet u hieronder waarom.

Doel	Grondslag in de wet (AVG)
Uw behandeling en het bijhouden van uw dossier	De behandelovereenkomst (artikel 6, lid 1, onder b). Voor medische gegevens: zorgverlening door een zorgverlener met beroepsgeheim (artikel 9, lid 2, onder h, en artikel 30 van de Uitvoeringswet AVG).
Uw dossier bewaren, uw BSN gebruiken en de financiële administratie	Een wettelijke plicht (artikel 6, lid 1, onder c), uit de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO), de Wet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg en de belastingwetten.
Rekeningen sturen en declareren bij uw verzekeraar	De behandelovereenkomst (artikel 6, lid 1, onder b).
Uw inschrijving via de website verwerken	De voorbereiding van de behandelovereenkomst, op uw verzoek (artikel 6, lid 1, onder b). Geeft u aan dat u de tandarts spannend vindt, dan gebruiken wij dat alleen om de eerste afspraak rustig te plannen (artikel 9, lid 2, onder h).
Uw vraag via het contactformulier, e-mail, telefoon of WhatsApp beantwoorden	Ons gerechtvaardigd belang om uw vraag te beantwoorden (artikel 6, lid 1, onder f). Gaat uw vraag over een afspraak of behandeling, dan de behandelovereenkomst (onder b).
"Hoe heeft u ons gevonden?" in het inschrijfformulier	Ons gerechtvaardigd belang om te weten hoe nieuwe patiënten ons vinden (artikel 6, lid 1, onder f). Deze vraag is niet verplicht.
De website beveiligen en misbruik van formulieren voorkomen	Ons gerechtvaardigd belang bij een veilige website (artikel 6, lid 1, onder f).

Wij nemen geen besluiten die alleen door een computer worden genomen. Wij gebruiken uw gegevens niet voor reclame en maken geen profielen.

Medisch beroepsgeheim

Iedereen in onze praktijk heeft een beroepsgeheim of een geheimhoudingsplicht. Wij geven uw medische gegevens alleen aan anderen als u daar toestemming voor geeft, als dat nodig is voor uw behandeling, of als de wet ons dat verplicht.

Met wie delen wij uw gegevens?

Andere zorgverleners en uw verzekeraar

Uw zorgverzekeraar: om uw behandeling te declareren. Uw verzekeraar krijgt alleen wat daarvoor nodig is, zoals de codes van de behandelingen.
Het tandtechnisch laboratorium: als wij een kroon, brug, kunstgebit of ander werkstuk laten maken. Het laboratorium krijgt alleen wat nodig is om het werkstuk te maken.
Andere zorgverleners: bijvoorbeeld een kaakchirurg, een centrum voor bijzondere tandheelkunde of uw huisarts, als dat nodig is voor uw behandeling. Wij bespreken dat vooraf met u.
Uw vorige of volgende tandarts: alleen als u daar zelf om vraagt.

Bedrijven die voor ons werken

Voor een deel van ons werk gebruiken wij diensten van andere bedrijven. Zij mogen uw gegevens alleen gebruiken voor ons, en niet voor zichzelf. Met elk van hen hebben wij een verwerkersovereenkomst.

Bedrijf	Wat zij voor ons doen	Waar
Exquise (Vertimart), ons praktijkprogramma	Het elektronisch patiëntendossier en de agenda	Nederland
VisiQuick	De röntgenfoto's	Nederland
Payt (Payt B.V.)	Rekeningen sturen en betalingen verwerken, met een iDEAL-link	Nederland
Site.nl	Hosting van de website en het doorsturen van formulieren. Het formulier wordt niet opgeslagen: het gaat direct door naar onze e-mail.	Europese Unie
Microsoft 365	Onze e-mail. De website verstuurt de e-mails uit de formulieren via Microsoft 365, en daar komen ze ook binnen.	Europese Unie, zie hieronder
Simple Analytics	Bezoekersaantallen van de website, zonder cookies en zonder persoonsgegevens	Nederland

Bij het opzoeken van uw postcode gaat alleen de postcode naar PDOK, een dienst van de overheid. Wij verkopen uw gegevens nooit en geven ze niet aan anderen voor hun eigen gebruik, tenzij de wet ons dat verplicht.

Gegevens buiten de Europese Unie

Wij kiezen zoveel mogelijk voor bedrijven in de Europese Unie. Twee diensten zijn van Amerikaanse bedrijven:

Microsoft 365 (voor Europese klanten Microsoft Ireland Operations Limited). Microsoft bewaart de gegevens van Europese klanten in de Europese Unie, maar kan bij onderhoud of ondersteuning gegevens in de Verenigde Staten verwerken. Microsoft is daarvoor aangesloten bij het EU-VS Data Privacy Framework.
WhatsApp (voor Europese gebruikers WhatsApp Ireland Limited, onderdeel van Meta). Berichten zijn versleuteld. Wie welk bericht stuurt en wanneer, kan WhatsApp wel zien. Meta is aangesloten bij het EU-VS Data Privacy Framework. Wilt u dat liever niet, bel ons dan of stuur een e-mail.

Onze website staat bij Site.nl, een Europese hostingpartij met servers in de Europese Unie. Een formulier dat u verstuurt, gaat via die server direct naar onze e-mail en wordt daar niet bewaard.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Gegevens	Hoe lang
Uw patiëntendossier	20 jaar na de laatste wijziging, of langer als dat nodig is voor goede zorg. Dat staat in de WGBO.
Rekeningen en betalingen	7 jaar, zoals de belastingwet voorschrijft.
Inschrijving via de website	Wij nemen de gegevens over in het patiëntendossier. Daarna verwijderen wij de e-mail binnen 30 dagen. Wordt u geen patiënt, dan verwijderen wij de inschrijving binnen 30 dagen na ons laatste contact.
Vragen via het contactformulier en e-mail	Zo lang als nodig om u te helpen, en hooguit 12 maanden. Hoort een bericht bij uw behandeling, dan nemen wij het over in uw dossier.
Berichten via WhatsApp	Wat bij uw behandeling hoort, nemen wij over in uw dossier. De berichten staan op een praktijktelefoon die is beveiligd met een toegangscode.
Verzonden mail uit de formulieren	De website bewaart geen kopie: de verstuurde mails staan niet bij onze verzonden items. Naar wie een mail ging, het onderwerp en of hij is aangekomen, houdt Microsoft 90 dagen bij voor de beveiliging en bij storingen. In het onderwerp staat nooit uw naam.
Technische gegevens bij onze hostingpartij	Het logboek met bezoeken, met daarin IP-adressen, houdt Site.nl bij voor de beveiliging en bij storingen. Tegen misbruik en dubbel versturen bewaart de website kort een versleutelde vorm van uw IP-adres en van het formulier, zonder de inhoud. Die gebruikt de website hooguit 10 minuten en wist hem bij een volgende inzending.

Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Alleen medewerkers die uw gegevens nodig hebben voor hun werk, kunnen ze inzien.
De website werkt alleen via een beveiligde verbinding (https). Ook uw formulier gaat via een beveiligde verbinding naar onze e-mail bij Microsoft 365.
In de bevestiging die u per e-mail krijgt, staat niets van wat u heeft ingevuld. In de onderwerpregel staat nooit uw naam.
De website controleert elk formulier en herkent spam, zonder dat u een puzzel hoeft op te lossen. Daarvoor kijkt de website onder meer hoe lang de pagina openstond voordat u op versturen drukte. Dat getal wordt niet bewaard.
De website laadt geen lettertypen, kaarten, video's of knoppen van andere bedrijven. Zo krijgen die bedrijven niets van uw bezoek mee. Alleen het kleine telscript van Simple Analytics komt van buiten; dat verzamelt geen persoonsgegevens.

Gaat er toch iets mis met uw gegevens, een datalek? Dan melden wij dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Is er een groot risico voor u, dan laten wij het u ook zelf weten.

Cookies en statistieken

Deze website plaatst geen cookies en slaat niets op in uw browser. Daarom ziet u ook geen cookiemelding. Om te weten hoeveel mensen de website bezoeken, gebruiken wij Simple Analytics, met servers in Nederland. Deze dienst plaatst geen cookies en slaat geen IP-adressen op, zodat de cijfers niet tot personen te herleiden zijn.

Links naar andere websites

Op onze website staan links naar andere websites, zoals Google Maps, Apple Kaarten, 9292, de NZa, het BIG-register, de KNMT en Payt. Pas als u op zo'n link klikt, gaat u naar die website. Daar gelden de privacyregels van die website.

Kinderen

Voor een kind tot 12 jaar regelen de ouders of de voogd de zorg en de gegevens. Tussen 12 en 16 jaar beslissen het kind en de ouders samen. Vanaf 16 jaar beslist een jongere zelf, ook over inzage in het eigen dossier.

Uw rechten

U heeft het recht om:

uw gegevens in te zien en een kopie te krijgen, ook van uw dossier;
onjuiste gegevens te laten verbeteren, en een eigen verklaring aan uw dossier toe te voegen;
gegevens te laten verwijderen. Uw dossier vernietigen wij op uw verzoek, behalve als de wet dat niet toestaat of als het voor een ander van groot belang is dat het blijft bestaan;
minder gebruik van uw gegevens te vragen;
bezwaar te maken tegen gebruik op grond van ons gerechtvaardigd belang;
uw gegevens te laten overdragen, bijvoorbeeld aan een nieuwe tandarts;
een toestemming die u gaf weer in te trekken.

Bel ons op 038 303 1003 of mail naar info@tandarts-zwolle.nl. Wij vragen u dan om te laten zien wie u bent, zodat wij uw gegevens niet aan een ander geven. U krijgt binnen een maand antwoord. Is uw verzoek ingewikkeld, dan kan dat twee maanden langer duren; dat laten wij u dan weten. Een eerste kopie van uw gegevens is gratis.

Vragen of een klacht

Heeft u een vraag of bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op. Komen wij er samen niet uit, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Wij passen deze privacyverklaring aan als ons werk of de wet verandert. Bovenaan ziet u wanneer dat voor het laatst gebeurde. Bij grote wijzigingen laten wij het u weten.